1.同意書を取得しない場合
取得の場面
| 同意書を取得せずに皆様の個人情報を取得あるいは利用させて頂く場面 | 当社の対応 |
|---|---|
| 人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合 | ご本人から直接取得致します。 |
| 利用目的を本人に通知し、又は公表することによって本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合 | 個人情報を上記以外の方法で取得致します。 |
| 利用目的を本人に通知し、又は公表することによって当社の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合 | |
| 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき | |
| 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合 |
利用の場面
| 同意書を取得せずに皆様の個人情報を取得あるいは利用させて頂く場面 | 当社の対応 |
|---|---|
| 法令に基づく場合 | 目的外利用を行う場合があります。 |
| 利用目的を本人に通知し、又は公表することによって当社の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合 | |
| 人の生命，身体又は財産の保護のために必要がある場合であって，本人の同意を得ることが困難であるとき | |
| 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって，本人の同意を得ることが困難であるとき | |
| 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき |
2.直接書面による取得ができない場合の個人情報の利用目的の公表について
| 個人情報名 | 取得方法 | 利用目的 |
|---|---|---|
| 採用応募者個人情報 | 人材ポータル経由、郵送により取得 | 採用面接のための連絡、面接並びに採用合否判定等の応募者選考業務、および、採用の場合の諸手当の決定、並びに、社会保険等公的な手続等の業務を目的として利用します。 |
| 新規顧客個人情報 | ご本人から電話、FAX、郵送により取得 | 取扱い商品およびサービスに関するお問い合わせ対応並びに情報提供、セミナー等の各種イベントに対する参加申込の確認並びに連絡業務、および、当社取扱い商品およびサービスの販売等の営業業務を目的として利用します。 |
| 取引先顧客個人情報 | ご本人から電話、FAX、郵送により取得 | 取引に関連した業務、請求・支払い業務、慶弔・挨拶、および、これらに準ずる業務の遂行にのみ利用します。 |
| 受託業務顧客個人情報 | 受託元から手渡し、メールにより取得 | 名刺作成、奉行システムの印刷代行およびバージョンアップの促進業務、システムの検証作業並びにサポート等の受託業務の遂行にのみ利用します。 |
3.開示等の請求方法
以下は、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用停止、消去および第三者への提供の停止を請求される方に対して公表する情報です。
希望される場合は、お手数ですが、以下の手順に従ってご請求ください。
a）事業者の氏名・名称
株式会社オービックオフィスオートメーション
代表取締役社長 木村 博
b）個人情報保護管理者の連絡先
個人情報保護管理者
連絡先：03-3245-6780
メールアドレス：privacy@oa.obic.co.jp
c）各開示対象個人情報の利用目的受託
| 個人情報名 | 利用目的 |
|---|---|
| 採用応募者個人情報 | 採用面接のための連絡、面接並びに採用合否判定等の応募者選考業務、および、採用の場合の諸手当の決定、並びに、社会保険等公的な手続等の業務を目的として利用します。 |
| 社員個人情報 | 社員の管理業務（人事労務管理、給与・健康管理）、各種情報（福利厚生、教育研修等）の提供業務、および、これらに準ずる業務等の遂行にのみ利用します。 |
| 新規顧客個人情報 | 当社取扱い商品およびサービスに関するお問い合わせ対応並びに情報提供、セミナー等の各種イベントに対する参加申込の確認並びに連絡業務、および、当社取扱い商品およびサービスの販売等の営業業務を目的として利用します。 |
| 既存顧客（法人会員）個人情報 | 当社取扱い商品およびサービスの提供（契約の履行）、並びに、商品およびサービスに関するお問い合わせ対応、情報提供、および、これらに準ずる会員制サービス業務の遂行を目的として利用します。 |
| 既取引先顧客個人情報 | 取引に関連した業務、請求・支払い業務、慶弔・挨拶、および、これらに準ずる業務の遂行にのみ利用します。 |
d）苦情及び開示等の請求方法
個人情報に関する苦情および開示等の請求受付担当窓口：
株式会社オービックオフィスオートメーション東京本社
郵便番号：〒104-8328
住所：東京都中央区京橋2-4-15 オービックビル4F
| 個人情報名 | 担当窓口 | 電話番号 | メールアドレス |
|---|---|---|---|
| 採用応募者 社員 新規顧客 既存顧客(法人会員) 取引先顧客 |
個人情報 お問合せ担当 |
03-3245-6780 | privacy@oa.obic.co.jp |
開示等の請求方法
開示等の請求をされる場合は上記担当窓口にご連絡ください。当社所定の開示等に関する請求フォーマットを送付致します。必要事項を記入し、上記宛先までご送付下さい。
この方法によらない開示等のご請求（当社に直接お越しいただいた場合も含みます）には応じられませんのでご了承ください。
また、開示等に関する請求書の記載に不備があった場合、またはご本人であることを確認できない場合は、その旨をご連絡して再請求をご案内しますが、ご連絡後2週間を経過しても再請求がないときは、開示等のご請求がなかったものとして対応します。
e）書面による開示等のご請求に際してご提出いただく書類の様式
開示等に関する請求フォーマット
f）本人確認
開示等の請求者が、本人又は代理人であることを確認するためには、以下に定める本人確認情報による本人確認を要します。また、代理人による請求の場合は、本人が作成した本件に関する委任状が必要になります。
これらの本人確認情報により本人が明確に特定できない場合は、その他の方法で本人確認を行うことがあります。
| 個人情報名 | 対象となるお客様 | 本人確認情報 |
|---|---|---|
| 採用応募者 | 採用応募者の氏名、住所、生年月日、電話番号 | |
| 社員 | 社員番号 | |
| 新規顧客 |
|
氏名、住所、電話番号 |
| 既存顧客(法人会員) | オービックネットショップ会員 | 会員ID、ユーザーID |
| 取引先顧客 | 会社名、氏名、電話番号 |
g）手数料の徴収方法
個人情報の利用目的の通知および開示請求に際しては、郵送および事務手続きの手数料として600円をご負担頂きます。
ご送付頂いた「開示等に関する請求フォーマット」の内容を確認後、手数料の振込先をご連絡致します。恐れ入りますが、指定された振込先への手数料の振り込みをお願い致します。振込み確認完了後に、対応を開始致します。
h）開示等のご請求の結果の通知方法
開示等に関する請求書に記載された請求者の氏名及び住所宛に、書面で郵便（日本郵政グループの本人限定受取郵便）により通知します。また、開示等を行わない場合（注）に該当する場合は、その理由を付記して通知します。
なお、通知までに日数を要することがありますので、ご了承ください。
（注）開示等をお断りする場合
次の場合は、開示等のお求めを受付けいたしかねますので、予めご了承願います。
- ご提出いただいた開示等に関する請求書に、｢ご住所｣｢お名前｣｢生年月日｣及び「電話番号」等の記載がない場合、または抹消されている場合
- 開示を希望するデータにおける｢ご住所｣｢お名前｣｢生年月日｣及び「電話番号」の登録内容と開示等に関する請求書にご記入の｢ご住所｣｢お名前｣｢生年月日｣及び「電話番号」が不一致の場合
- 偽造、改ざんした書類と判明した場合（開示等に関する請求書は返却せず、当局へ通報、提出いたします。）
- 代理人様からの申請時にご本人様の署名がなかった場合
また、次の場合は、法第25条第1項の規定による開示のご請求に対する回答をいたしかねますので、予めご了承願います。
開示しないことを決定した場合は、その旨理由を付して回答いたします。尚、ご請求のあった情報項目が、当社保有データにない場合には、その旨通知いたします。
- ご本人様または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
- 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
- 開示することが他の法令に抵触するおそれがある場合
尚、次の場合は開示対象個人情報には該当しないためご対応を差し控えさせて頂きます。
- 当該個人情報の存否が明らかになることによって、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれのあるもの
- 当該個人情報の存否が明らかになることによって、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれのあるもの
- 当該個人情報の存否が明らかになることによって、国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれのあるもの
- 当該個人情報の存否が明らかになることによって、犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序維持に支障が及ぶおそれのあるもの
以上
