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経費精算ワークフロー 経費精算を徹底的に省力化して業務効率UP

  • 申請内容に漏れや計算ミスはないかなぁ…。
  • 日当に関する問合わせ対応や確認に時間がかかる…。
  • 膨大な量の伝票を仕訳して会計システムに入力するのも大変だなぁ…。
  • 仮払の未精算管理には気を使うし、小口現金には想像以上に人手が必要だ…。
  • 経費精算は大変だなぁ。なんとかしてラクにできないだろうか…。(経理担当者談)

こんな悩みは経費精算ワークフローで解決できます!

経費精算ワークフローの特徴

  • 申請時に必須項目の記入漏れをシステムがチェック
  • 金額は自動計算されるので計算ミスは皆無
  • 目的や等級から適切な日当額を自動選択
  • 申請内容に応じた仕訳データを自動生成
  • 勘定奉行連携 (i、21、V ERP、個別原価管理編)
  • 仮払の管理を自動化して精算漏れをチェック
  • 全銀協フォーマットでFBデータを生成し、キャッシュレスをサポート
  • 決裁された立替精算の支払予定日を見える化
  • コーポレートカードの精算状況を見える化
  • 海外出張は外貨での精算も可能
  • 「駅すぱあと」連携で経路や金額を取込み可能
  • 「駅すぱあと」連携は定期区間の金額控除に対応
  • 領収書のバーコード台紙印刷
  • 過去の申請書のコピーやよく利用する内容をテンプレートとして登録可能

経費精算業務の運用比較

【導入前の運用】担当者(各拠点):申請書記入・申請※(同じことを何度も記入、記入漏れによる差戻し、承認状況が不透明、申請書補充の手間)⇒上司(各拠点):申請書承認※(郵送による遅延、紛失や承認忘れのリスク、合計値の集計ミス・確認ミス)⇒経理(本社):経費計上処理(仕訳作業、仮払金管理)→仕訳入力(転記ミス、二重入力)・小口現金業務(残高・金種確認、現金封入作業、名寄作業、小口現金補給) 【経費精算ワークフローでの運用】担当者(各拠点):申請書入力・申請※(過去の申請内容を再利用できる、必須入力情報をチェック、承認状況をリアルタイムでモニタリング、申請書の補充は不要)⇒上司(各拠点):申請書承認※(申請書が電子メール同様瞬時に承認者に届く、自動督促で承認忘れによる遅延を防止、必須チェック・自動計算でケアレスミスを防止)⇒経理(本社):経費計上処理(仕訳作業を自動化、仮払金管理台帳を自動作成)→仕訳データ連携(データ連携で転記ミスを削減、二重・三重入力の廃止)・振込処理(キャッシュレス実現、全銀協フォーマットでFBデータ出力)

経費精算ワークフローシステムは、申請から支払業務までを一元管理できるWeb経費精算システムです。
Webブラウザで承認されたデータの経費計上処理や仮払管理、戻入金管理や支払業務などが行えます。
仕訳やファームバンキングデータを出力でき、会計ソフトや銀行オンラインシステムとの連携が可能です。

業務フロー

【Webワークフロー(駅すぱあと:交通費精算、出張申請、出張精算、交際費申請、交際費精算、経費申請、経費精算、支払依頼、慶弔費精算、通勤定期申請)】申請者(台紙印刷)※→承認者※→経理承認者※⇒経理へ⇒【コストマネージャー】支払担当者(帳票印刷):経費計上処理(合計日確定、支払日確定、科目修正・確定、税区分修正・確定、負担部門変更・確定、FB/現金設定)、戻入金管理、現金管理、仮払金管理、管理帳票(チェックリスト、仮払一覧表、現金支払一覧表、戻入管理表、FBデータ出力リスト、FBエラーリスト、支払確認表、定期券区間確認表、集計表、支払一覧、支払通知書、源泉税一覧表)→仕訳データ(支払データ、未払データ、支払済/消込データ)は総合基幹業務ERPパッケージの奉行V ERPへ。FBデータで経費精算へ。

【勘定奉行連携について】

  • 仕訳データを勘定奉行のフォーマットで出力可能
  • 勘定奉行 VERP 債務管理オプション連携で、仕訳データの他に債務データの出力が可能
  • 未払データの生成、及び精算時に消込データの出力が可能
  • 経費精算ワークフローシステムから出力した仕訳データに附箋情報を付与可能
  • 勘定奉行 【個別原価管理編】との連携に対応

資料請求・お問い合わせ

資料請求に関するお問い合わせはこちら:フリーダイヤル 0120-553-512資料請求お問い合わせ

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