プライバシーポリシー

個人情報保護方針

株式会社オービックオフィスオートメーションは、理想的なオフィス環境の創造を目指すトータルソリューション提供分野における業務改善ビジネス、各種サポートビジネス、サプライ用品・印刷物提供ビジネス、オフィスデザインビジネス、オービックネットショップビジネスの事業を営む上で、個人情報の取り扱いに際し、その重要性を深く認識し、適切な取得、利用及び提供を行うと共に、皆様の個人情報に関する権利を保証するために、本個人情報保護方針を定め、以下に定める事項について実施し、維持致します。

  1. 運営組織の確立
    当社は、個人情報保護マネジメントシステムを効果的に実施するために、役割、責任及び権限を定めた運営組織を確立します。
  2. 適切な運用管理
    当社は、個人情報保護マネジメントシステム文書を社員に教育・周知し、適切に実施・運用します。
  3. 目的外利用の禁止
    当社は、個人情報の目的外利用を行わないため、必要な対策を講じる手順を確立し、実施し、維持します。
  4. 法令・規範の遵守
    当社は、個人情報の保護に適用される法令、国が定める指針その他の規範を遵守するために計画を策定し、適切な個人情報保護マネジメントシステム文書を作成し、遵守します。
  5. 安全対策の実施
    当社の管理下にある個人情報は、その正確性及び安全性を確保するため、個人情報の漏えい、滅失又はき損等について適切な防止及び是正処置を実施致します。
  6. 苦情及び相談への対応
    個人情報の取扱い及び個人情報保護マネジメントシステムに関して、本人からの苦情及び相談を受け付けに対して、適切、かつ、迅速な対応を行うために、必要な体制を整備すると共に手順を確立し、維持します。
  7. 継続的改善
    本方針を頂点として策定する個人情報保護マネジメントシステムについては、情報産業の技術動向等を考慮すると共に、内部監査等による見直しを継続的に実施し、その水準を維持致します。

制定日:平成22年5月18日
最終改定日:平成30年6月28日
株式会社オービックオフィスオートメーション
代表取締役社長 橘 昇一

個人情報保護方針に関するお問い合わせ先
電話:03-3245-6780
Mail:privacy@oa.obic.co.jp
個人情報お問合せ担当
   株式会社オービックオフィスオートメーション
個人情報保護管理者:総務部 部長

個人情報の取り扱いについて

1.個人情報の利用目的について

当社は、事業活動に関してお客様の個人情報を、以下の目的の達成に必要な範囲で利用いたします。

個人情報名 利用目的
a) 採用応募者個人情報 採用面接のための連絡、面接並びに採用合否判定等の応募者選考業務、および、採用の場合の諸手当の決定、並びに、社会保険等公的な手続等の業務
b) お問い合わせのお客様個人情報 当社取扱商品およびサポートサービス等に関するお問い合わせへの対応並びに業務連絡、当社またはオービックグループの取扱商品およびサポートサービス等に関する情報提供、提案のための連絡
c) セミナー参加申込等のお客様個人情報 当社が主催するセミナー等の各種イベントに対する参加登録、申込の確認並びに業務連絡、お申込セミナーに関連する当社またはオービックグループの取扱商品およびサポートサービス等に関する情報提供・提案のための連絡、および、今後のセミナー開催に関する連絡
d) 取引先個人情報 取引に関連した業務、請求・支払い業務、慶弔・挨拶、および、これらに準ずる業務
e) 受託業務個人情報 名刺作成、奉行システムの印刷代行およびバージョンアップの促進業務、システムの検証作業並びに関連するサポートサービス等の受託業務の遂行、並びにセミナー開催支援業務としての参加申込の確認および業務連絡

※上記のほか、直接書面で取得時に同意をいただいた個人情報(開示対象個人情報)の利用目的は、4.c)をご確認ください。

2.個人情報の取得および利用について

当社は、上記利用目的の達成に必要な個人情報を、以下の場合を除き、同意をいただいた上でお預かりいたします。

取得時の適用除外
a) 利用目的を本人に通知し、又は公表することによって本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
b) 利用目的を本人に通知し、又は公表することによって当社の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
c) 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
d) 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合

お預かりした個人情報は特定した利用目的の範囲内で利用いたします。また、あらかじめご本人に必要事項を明示又は通知して同意をいただいた場合、あるいは以下の場合を除き、第三者に提供することはいたしません。

利用時の適用除外
a) 法令に基づく場合
b) 人の生命,身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
c) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
d) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

3.個人情報の共同利用について

当社は、お問い合わせのお客様個人情報、およびセミナー参加申込等のお客様個人情報を、上記「利用目的について」に記載された目的の達成に必要な範囲内で、株式会社オービックと共同利用することがあります。その場合は下記項目を明示又は通知してお客様の同意を取得いたします。

(共同利用する項目)

  • 氏名、メールアドレス、会社名、電話番号、FAX番号、住所等のご連絡先情報
  • お問い合わせの内容等 (お問い合わせのお客様の場合)
  • 参加申込の内容等 (セミナー参加申込等のお客様の場合)

(共同利用者の範囲)

  • 株式会社オービック

(利用目的)

  • お客様にとって最適な、オービックグループの取扱商品およびサポートサービス等に関する情報提供のため

(共同利用の管理責任者)

  • 株式会社オービックオフィスオートメーション

4.開示等の請求方法

以下は、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用停止、消去および第三者への提供の停止を請求される方に対して公表する情報です。希望される場合は、お手数ですが、以下の手順に従ってご請求ください。

a )事業者の名称・代表者の氏名

株式会社オービックオフィスオートメーション
代表取締役社長 橘 昇一

b )個人情報保護管理者の職名及び連絡先

株式会社オービックオフィスオートメーション
個人情報保護管理者: 総務部 部長
連絡先: 電話番号 03-3245-6780

c )各開示対象個人情報の利用目的

個人情報名 利用目的
a) 会社説明会参加者個人情報 採用面接のための連絡、面接並びに採用合否判定等の応募者選考業務
b) 採用応募者個人情報 採用面接のための連絡、面接並びに採用合否判定等の応募者選考業務、および、採用の場合の諸手当の決定、並びに、社会保険等公的な手続等の業務
c) 従業者個人情報 従業者の管理業務(人事労務管理、給与・健康管理)、各種情報(福利厚生、教育研修等)の提供業務、および、これらに準ずる業務等の遂行
d) お問い合わせのお客様個人情報 当社取扱商品およびサポートサービス等に関するお問い合わせへの対応並びに業務連絡、当社またはオービックグループの取扱商品およびサポートサービス等に関する情報提供、提案のための連絡
e) セミナー参加申込等のお客様個人情報 当社が主催するセミナー等の各種イベントに対する参加登録、申込の確認並びに業務連絡、お申込セミナーに関連する当社またはオービックグループの取扱商品およびサポートサービス等に関する情報提供・提案のための連絡、および、今後のセミナー開催に関する連絡
f) オービックネットショップ法人会員個人情報 当社取扱商品およびサービスの提供(契約の履行)、並びに、商品およびサービスに関するお問い合わせ対応、情報提供、および、これらに準ずる会員制サービス業務の遂行
g) 取引先個人情報 取引に関連した業務、請求・支払い業務、慶弔・挨拶、および、これらに準ずる業務の遂行

d )苦情及び開示等の請求方法

個人情報に関する苦情および開示等の請求受付担当窓口
株式会社オービックオフィスオートメーション 東京本社
〒104-0031 東京都中央区京橋2-2-1 京橋エドグラン8F
担当窓口 電話番号 メールアドレス
東京本社 総務部 個人情報保護管理者 03-3245-6780
10:00~17:00(土日祝除く)
privacy@oa.obic.co.jp
開示等の請求方法

開示等の請求をされる場合は上記担当窓口にご連絡ください。請求がご本人によるものの場合は本人確認が必要となります。 ご本人であることを確認できない場合、または「開示等に関する請求書」の記載に不備があった場合は、その旨をご連絡して再請求をご案内します。ただしご連絡後2週間を経過しても再請求がないときは、開示等のご請求がなかったものとして対応いたします。

e )ご請求方法

ご連絡いただいた後に、当社所定の「開示等に関する請求書」を送付いたします。開示等に関する請求書に必要事項を記入し、本人確認のための書類(運転免許証、パスポート等の写真で本人確認ができるものの写し)、および670円分の返信用郵便切手を同封し、上記宛先までお送りください。

f )代理人の方が手続きをされる場合

代理人の方が手続きをされる場合は、「開示等に関する請求書」、「本人確認書類」に以下の書類を加えてお送りください。

  • 代理人を証明する書類(代理人の運転免許証、パスポート等の写真で本人確認ができるものの写し)
  • 代理人の住民証の写し(開示等の請求を行う30日以内に作成されたもの)
  • 代理人が弁護士の場合は、登録番号の分る書類
  • 代理を示す旨の委任状

g )開示等のご請求結果の通知方法

「開示等に関する請求書」に記載された請求者の氏名及び住所宛に、書面で郵便(日本郵政グループの一般書留・本人限定受取郵便)により通知します。また、開示等を行わない場合(注)に該当する場合は、その理由を付記して通知します。
なお、通知までに日数を要することがありますので、ご了承ください。

(注)開示等をお断りする場合
次の場合は、開示等のお求めを受付けいたしかねますので、予めご了承願います。

  • ご提出いただいた「開示等に関する請求書」に、「ご住所」「お名前」「生年月日」及び「電話番号」等の記載がない場合、または抹消されている場合
  • 開示を希望するデータにおける「ご住所」「お名前」「生年月日」及び「電話番号」の登録内容と、「開示等に関する請求書」にご記入の「ご住所」「お名前」「生年月日」及び「電話番号」が不一致の場合
  • 偽造、改ざんした書類と判明した場合(「開示等に関する請求書」は返却せず、当局へ通報、提出いたします。)

以上
制定日:平成22年9月1日
最終改定日:令和元年11月26日

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