事例紹介 case009

FAX-OCRを活用したFAX業務の効率化

医薬品卸業者様にて、多くの仕入先とのFAXによる受注処理・納期回答情報受け入れ処理を自動化

導入目的

非常に多くの工数がかかっているFAX業務をスリム化したい。
また、手作業によるFAX業務を自動化することで、ミスや漏れを軽減したい。

課題

• FAX作業の工数が非常にかかっている。
• 手作業のため、ミスや漏れが問題となっている。
• 受信した納期回答情報を販売管理に登録する作業の工数や入力ミスも減らしたい。

ご提案内容

• FAX-OCRの提案。
• 複合機（MFP）の入替提案。
• データ変換プログラムの提案。

改善対応・ソリューション

販売管理ERP × FAX-OCR × 複合機 × データ変換プログラム

仕入先への発注情報を複合機に送信し、自動で仕入先にFAXを送信
仕入先からの納期回答FAX情報は自動でPDF化され、FAX-OCR及びデータ変換プログラムに送信
OCRによりデータ変換された納期情報を販売管理システムに反映

導入効果

• 発注処理の自動FAX化により、発注漏れと業務の煩雑さが軽減。
• 納期回答情報が自動的に販売管理に登録されるため、業務工数が劇的に軽減。
• 担当者の作業をエラーやミスの確認に充てることで、業務の正確さが向上。
• 担当者に別の作業を行う余裕ができた。

担当者からのひとこと