通勤費管理システム

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こんなお悩みありませんか?

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概要

面倒な通勤費精算を簡単に一元管理

このシステムは通勤費に特化した機能で、通勤手当の管理に関する課題を解決します。
通勤費精算を一元管理することで、申請者のみでなく承認者・管理者の業務も効率化することができます。

通勤費精算の一元管理図

お客様の声からわかるシステムの特長

1.払い戻し計算が簡単に

異動・退職等による定期券の払戻業務の効率化を実現し、作業時間を短縮します。

払い戻し精算画面

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定期券を払い戻す際に、 1つだけ解約もできるし、全ての定期をまとめて解約することもできるのが嬉しい。 これができるシステムは、比較している中ではこの通勤費管理システムだけ です!転居時は新しい通勤費の申請も行えて楽ですね。
また、最終的な払戻金額だけでなく払戻手数料も表示してくれるので、従業員の納得も得られそうです。

2.運賃改定時の対応もスムーズに

運賃改定機能により、交通機関ごとの差額計算からデータ更新まで一括で処理できます。
改定対象者のみデータ抽出して可視化できるだけでなく、支給済みデータにおいても差額のみ支給することも可能です。

運賃改定実行画面

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今まで運賃改定の時は従業員に申請してもらってたけど、何度申請を促しても後から申請されることも多く大変でした。 これなら申請なしで対応でき、手間が省けてありがたいです。
知らないうちに運賃改定していたことも、こんなに簡単ならすぐ確認できますね。

3.地図機能が便利

地図機能により、申請者も管理者も同じ地図を見て検索・確認ができます。
指定範囲内にある最寄り駅やバス停の確認だけでなく、そこから交通機関・通勤に最適な通勤経路を検索し、金額や所要時間の比較が可能です。

地図機能画面

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地図を拡大・縮小して確認ができるのは便利! 画像での提出だと詳細まで分からず結局調べなおしたりすることがありました。
また、申請者と経路の検索結果が違うと、本人に確認しなきゃいけなくて面倒でした。 確認する地図が申請者と管理者で同じだとチェックも楽になりました。

4.実費精算機能が細かい

複数勤務地登録画面

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前に利用していたシステムでは、複数勤務地の登録や、直行直帰で発生する片道分の支給まではできなかったので助かります! 利用中の勤怠システムで出社日数を出せるので、データを取り込むだけで実費精算ができるのも嬉しいですね。

5.ワークフロー機能が充実

2階層以上の承認や、指名承認、分岐条件などができるため現行の承認ルールに合わせて細かく設定できます。

承認画面

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弊社の承認は7階層まであって、他のシステムでは対応できなかった。指名承認や分岐条件など条件を細かく設定できるので、 ”本当に使えるワークフロー”だと思う。

6.従業員自身が通勤費情報を確認できる

申請画面から現在支給されている通勤費情報の確認ができます。
細かな項目まで従業員はいつでも確認できるので、管理担当者への問い合わせが減ります。

通勤費情報確認画面

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どこの勤務地への通勤費か確認できるのが嬉しい!
これまでは半年ごと定期申請の度に、現在の通勤費情報を出力して全社員に渡していた。申請画面が出て確認できるなら、その必要がなくて助かります。

7.やりたいことができる機能の細かさ

通勤費支給のルールは、会社や働き方により様々です。 雇用形態や働き方に応じた支給を実現し、担当者の業務負担を減らします。
また所属の階層に基づいて、情報の参照や管理に制限を設けることができるので、部署・拠点ごとの管理も可能です。
従業員の検索から申請、承認まであらゆる場面で所属情報を使えるので、適切な管理ができます。

探索制限画面

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社員は6か月定期、アルバイトは1か月ごとに支給をしている。前のシステムでは管理しきれずエクセルも併用していたが、一つのシステムで管理できるのが理想でした。
また、通勤経路の探索制限をここまで詳細にかけられるなんて、想像以上の機能です!
所属社員一覧画面

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拠点ごとに、各拠点の情報のみを参照・管理したいと思っていた。他の拠点の情報は見れない設定にもできて、セキュリティ面も安心。
代理申請をする際に、他のシステムでは申請したい従業員を都度検索して面倒だった。このシステムでは自動で対象者を表示してくれたりして、楽です!

導入効果

通勤費管理システムでは他の管理方法と比べて、正しく効率よく管理することが可能です。これまで煩雑化していた細かな業務が、一元管理することで明確に改善されます。


他管理方法との導入効果比較図

導入事例

ケース①従業員数300名・教育機関・複数拠点

  • 課題

    ・東京都内及び他県にキャンパスがあり、複数拠点に通勤がある。

    ・人事異動による担当者変更時に、管理者側での引継ぎが大変。

  • 導入

    ・複数拠点の通勤経路の通勤費支給が可能に。

    ・業務が標準化され経路チェックなどの処理が簡単になり、引継ぎ業務もスムーズになる。

  • 効果

    ・複雑な通勤経路のチェック作業が簡単になり、過剰支給も防止。

    ・業務の属人化を排除。

ケース②従業員数200名・IT企業・度々勤務地が変わる

  • 課題

    ・お客様先に常駐する技術者への定期代支給。

    ・プロジェクト期間が様々で、通勤費の変更が頻繁に発生し都度手間がかかる。

  • 導入

    ・新しい通勤費を一律6か月定期支給。

    ・勤務先変更の際に都度精算し、新定期代を6か月分支給。

  • 効果

    ・払い戻し処理に手間がかからない為、割引率の良い6か月定期支給によりコスト削減。

    ・通勤費担当1名で残業なく処理が可能に。

担当者からのひとこと
従業員によって様々な通勤費精算をこのシステムで一元管理することで、申請者のみならず管理者の業務も効率化することができます。
また、経費削減も可能になります。都度手作業になってしまう通勤費精算をこの機会に見直し、業務負担を削減してみませんか?
細かなお悩みがあるお客様も、是非一度オービックオフィスオートメーションへご相談ください。

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